人與人之間溝通很重要，職場中更為突出。所以企業(yè)對完善溝通管理體系特別重視，尤其在五個特殊時期，關(guān)于企業(yè)溝通管理方面HR需要重視。
一、員工新入職
新員工剛加入企業(yè)的時候是一個很關(guān)鍵的時期，對該員工今后的工作方式、工作績效，乃至工作理念都具有很大影響。為了幫助新員工更加快速地融入企業(yè)，度過“磨合適應(yīng)期”，人力資源管理需要注意以下幾點：
1.溝通內(nèi)容的側(cè)重點首先包括企業(yè)基本情況、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及相關(guān)關(guān)系、企業(yè)文化、企業(yè)愿望與經(jīng)營理念、管理制度，特別是與新員工密切相關(guān)的制度，包括薪酬福利、保險和公積金、個別企業(yè)還有戶口政策、宿舍、班車、內(nèi)部郵件或辦公系統(tǒng)等細(xì)節(jié)。甚至提供企業(yè)附近交通、餐飲、娛樂等路線和情況等的介紹資料。要知道，企業(yè)越貼心，新員工越感到溫暖，越能與企業(yè)達(dá)成“心理契約”。
其次，人力資源管理要重點講明所在崗位的工作性質(zhì)、工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作方式、考核標(biāo)準(zhǔn)，包括可能遇到的困難以及未來的發(fā)展空間等。
最后，企業(yè)還要詳細(xì)介紹本部門的職責(zé)與分工、已有員工的情況、部門運作、與其它部門的關(guān)系等。
2.溝通方式一是發(fā)放員工手冊、公司制度或其他指導(dǎo)資料，最好能總結(jié)歸納出新員工一般會提出的問題，并做成紙質(zhì)資料。
二是新員工入職培訓(xùn)，包括新員工歡迎會、拓展訓(xùn)練、崗前培訓(xùn)等系列培訓(xùn)。
三是不定期面談，或不定期組織新員工座談會。
3.溝通實施主體大多數(shù)企業(yè)都知道新員工所屬直接上級和人力資源部是最主要的溝通主體，卻忽略了企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的作用。在新員工入職培訓(xùn)、座談會或者不定期面談中，如果有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的參與，那么新員工會覺得受到重視，起到意想不到的激勵效果。
二、工作變動時期
工作變動，包括崗位向上、平級、向下的調(diào)整，工作地點、內(nèi)容等的變動。由于大多數(shù)中國人習(xí)慣穩(wěn)定，害怕變化，所以企業(yè)人力資源一定要作好這個時期的溝通工作。
1.溝通內(nèi)容的側(cè)重點包括工作變動的原因、依據(jù)、目的；是屬于臨時變動，還是長期變動；從什么時候開始執(zhí)行，如果是臨時變動，還要告知什么時候或什么條件下結(jié)束；變動后的工作地點、內(nèi)容、責(zé)任等，要把其當(dāng)作新崗位的新員工對待，可以參考上文的介紹。
2.需要特別注意的情況在崗位向下調(diào)整中，對于被降職的員工，一定要提前溝通，不能直接一紙調(diào)令；要注意溝通時的態(tài)度和語氣，不能與員工發(fā)生爭執(zhí)，要詳細(xì)說明調(diào)整的原因。如果員工不能接受，一定要事先準(zhǔn)備好與原因相對應(yīng)的證據(jù)，或者新安排的依據(jù)；提前做好員工不接受的處理方案。
當(dāng)工作地點發(fā)生變動時，一般工作地點的改變在同一城市內(nèi)時比較好處理，但對于異地變動的情況，就需要更多的溝通。此時，應(yīng)由人力資源部或者員工的直接上級出面，對該員工詳細(xì)解說變動的原因，變動后的工資待遇和相應(yīng)的補(bǔ)助，公司所考慮到會對家庭和生活帶來的困難以及解決的措施。特別是對于不能解決的困難，在溝通時要鼓勵員工以積極的心態(tài)來面對，避免將情緒帶入新工作中。
三、績效考核時期
溝通存在于績效考核的整個過程中，合理的績效管理要通過溝通發(fā)現(xiàn)存在的問題及改進(jìn)的辦法，提高員工對績效溝通的認(rèn)識，并理解績效管理的目的和重要性。
1.人力資源制定計劃階段首先，必須提前準(zhǔn)備好相應(yīng)的資料，包括考核體系、考核方案的整體介紹；企業(yè)本年度的經(jīng)營目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃；從上至下分解的目標(biāo)；員工個人的職責(zé)描述及上一個績效期間的績效評估結(jié)果等。員工對組織的信息了解得越多，就越能在自己的工作中保持正確的方向。
其次，保持雙向的溝通，讓員工考慮個人的目標(biāo)和計劃，不要一味下達(dá)指標(biāo)，而要多聽員工的想法和建議，時刻保持良好的心態(tài)。這樣使管理者和員工在績效考核時有一個雙方認(rèn)可的客觀依據(jù)，減少分歧。就員工的目標(biāo)及應(yīng)采取的行動計劃達(dá)成一致，對有爭議的部分進(jìn)行協(xié)商，若無法達(dá)成一致意見，則可以適當(dāng)緩一緩，避免發(fā)生爭執(zhí)。
2.考核實施階段確定并公布計劃階段溝通的結(jié)果，講解考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果的應(yīng)用范圍，最好通過一對一面談的形式，保證與員工進(jìn)行充分的交流。
人力資源在考核過程中，要保持與員工進(jìn)行持續(xù)有效的溝通，并且及時給予員工肯定和提醒，使溝通起到監(jiān)督和督促的作用。
3.考核反饋階段選擇適宜的時間。提前通知員工，讓員工有一定的準(zhǔn)備時間。最好安排在績效考核后一周左右，如果太遲了，則失去了時效性，如果太早了，則缺乏充分的準(zhǔn)備。
在宣布結(jié)果前，人力資源以開場白調(diào)節(jié)溝通氣氛，不要讓員工過于緊張，可以就考核周期內(nèi)的績效表現(xiàn)進(jìn)行回顧，讓員工對結(jié)果有心理準(zhǔn)備。
通常來說，正面反饋指員工考核成績優(yōu)秀、表現(xiàn)良好。這種情況下溝通可以通過贊揚(yáng)開場，對員工的貢獻(xiàn)表示肯定，鼓勵員工再接再厲。但要注意贊揚(yáng)要適可而止，不要讓員工過于驕傲，或者對所獲得的獎勵產(chǎn)生過高的期待，因為一旦所獲得的與期望差太多，反而會引起不滿或在下個考核周期表現(xiàn)消極。
當(dāng)員工考核成績不佳，表現(xiàn)不盡如人意的時候，人力資源溝通時不要用指責(zé)或者批評的語氣，而要主體圍繞尋找原因以及怎樣提升績效、改進(jìn)不足來展開。對于員工表現(xiàn)好的方面也要適當(dāng)表示肯定，不要全盤否定。
設(shè)置下一考核目標(biāo)。在溝通的最后，要通過雙方協(xié)商，共同制定下一步目標(biāo)和計劃，進(jìn)入下一個考核周期循環(huán)。
四、員工離職時期
員工離職有兩種情況，一種是主動離職，一種是被動離職，即解雇。不同情況下的溝通也應(yīng)區(qū)別對待。
1.主動離職首先，了解離職的原因。不要以責(zé)怪的語氣，而應(yīng)該坦誠相待，引導(dǎo)員工說出自己真實的想法，包括在職時不敢講的負(fù)面看法。如果員工離職是因為企業(yè)本身存在的問題，也可以促使管理者反思企業(yè)的制度。
其次，留住骨干員工。對企業(yè)里一些骨干員工的離職，要及時溝通，如果離職原因是公司有能力解決的，可與員工協(xié)商解決。如果是因為誤會或者誤解，那么溝通時應(yīng)立刻作出解釋，消除誤會。特別注意溝通時的態(tài)度，一定要有誠意，適時表現(xiàn)出對該員工的重視和挽留。如果員工的離職決定做得比較草率，或是對離職本身猶疑不決，溝通可以讓其改變主意。
再次，傳達(dá)正面信息。如果真的無法挽留或者沒有必要挽留，那么一定要注意“好聚好散”。在溝通時需傳達(dá)公司的正面信息，樹立正面形象，讓員工即使離職了，也不會向市場和行業(yè)內(nèi)散布壞的口碑。而且很多時候，離職員工還可能為公司帶來很多長遠(yuǎn)的利益，比如新的客戶和市場機(jī)會，業(yè)務(wù)上的聯(lián)系或者合作，甚至重新回到公司繼續(xù)效力。故溝通時要放眼長遠(yuǎn)利益，隨時注意公司形象。
第四，吸取經(jīng)驗。通過與離職員工溝通，企業(yè)要仔細(xì)分析離職群體，了解這些人員的特點是什么，相似點有哪些。這樣，在進(jìn)行招聘的時候，就能夠根據(jù)這些總結(jié)出來的經(jīng)驗來指導(dǎo)招聘行為，較快剔除那些有不穩(wěn)定傾向的求職者。
最后，記錄離職后的去向。在溝通時，要尋問包括離職后去向、聯(lián)系方式等，以便能在需要時取得聯(lián)系。如果發(fā)現(xiàn)員工隱瞞或者說謊，最好不要逼問和拆穿，可以通過別的方式間接了解。
在面談的過程中，傾聽的同時要肯定離職員工的優(yōu)點，其次指出不足，并提出改進(jìn)建議。如果是公司辭退員工，要送上可行性建議及祝福。
2.解雇首先，一定要有獲得支持的理由。不論以什么理由來解雇，一定要事先準(zhǔn)備好支持你觀點的材料，比如績效考核報告、違紀(jì)記錄、崗位設(shè)置調(diào)整、公司組織機(jī)構(gòu)變革等。盡量讓理由充分，不要讓員工有“被冤枉”或者你在找借口的感覺。
其次，不要過多提到員工的表現(xiàn)。要對員工對公司的貢獻(xiàn)表示肯定，但不要過多談及員工很優(yōu)秀，因為這樣反而讓員工感到憤怒和覺得你虛偽。更不能過多指責(zé)員工表現(xiàn)不好的地方，容易使員工產(chǎn)生挫敗感，盡量表達(dá)一個意思：不是你不好，而是這崗位不適合你而已。
再次，一定的隱私性。畢竟被解雇不是什么光彩的事情，不要在公開場合提及此事，也不要到處宣揚(yáng)，應(yīng)選擇隱私性好的溝通環(huán)境，給員工留有“面子”。
最后，提出善意的建議。應(yīng)誠心地對該員工提出一些職業(yè)發(fā)展建議和指點，讓其感受到你的友善。
五、企業(yè)并購時期
在企業(yè)并購中，人力資源的管理往往真正決定著并購成功與否。而在整個人力資源問題中，員工的溝通又是其中關(guān)鍵。
1.維持穩(wěn)定性“穩(wěn)定軍心”是并購中溝通的首要目的。在各種猜測和流言撒布之前，應(yīng)及時召開并購宣布大會，向全員公開傳達(dá)他們想了解的信息。對事實的闡述應(yīng)保持清晰并透明，不帶含糊色彩或故弄玄虛。對問題提供盡可能多的答復(fù)，保持信息穩(wěn)定順暢的流通。在會上，高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)明確傳達(dá)戰(zhàn)略目標(biāo)，讓被兼并的員工看到未來的前進(jìn)方向。
2.對核心人才實行特定溝通，避免人才流失企業(yè)應(yīng)該仔細(xì)評估被兼并企業(yè)的核心員工，確定每個人可能為公司帶來的價值，選擇適當(dāng)?shù)臅r間，進(jìn)行一對一的面談溝通。溝通時一要表達(dá)企業(yè)對他們的信心及希望他們留下來的愿望，二要向他們闡述企業(yè)對未來發(fā)展的設(shè)想以及實施的人才政策。對于能力高的員工，特別是來自被收購公司的員工，需要告知他們的重要性，適當(dāng)許下有能力實現(xiàn)的承諾。企業(yè)要尋找代替核心員工的新人可能要花費很多的時間與精力，特別是技術(shù)專家，他們對公司的深刻了解、與員工或客戶的密切關(guān)系等都無人能及。他們的離開不僅僅削弱了企業(yè)，還可能增加競爭對手的實力。
3.在溝通中傳遞新的企業(yè)文化在并購中，通過面談、座談會、日常交流等方式，要在無形中傳播新的企業(yè)文化，感染、影響和引導(dǎo)員工轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)企業(yè)整合的要求。通過長期的溝通，使員工逐步形成共同的價值觀和職業(yè)道德。
企業(yè)員工溝通是極其重要的，HR需要妥善處理之間的關(guān)系。
