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當人事部門遭遇各種奇葩證明

添加時間:2018-09-03 10:55:30
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很多單位的人事部門具有人事檔案的管理權限,這本是為了方便管理員工人事檔案及人事工作開展的需要,卻間接給人事部門增加了一項工作,那便是需要出具各種五花八門的人事證明。

員工辦護照、港澳臺通行證需要人事部門出具人事證明,員工貸款買房、買車需要人事部門出具收入證明,員工去世涉及遺產繼承、公證需要人事部門出具家庭關系證明,員工參加職業資格考試、公務員考試需要人事部門出具工作經歷證明,就連員工跳槽也需要人事部門出具工作表現證明,等等,人事部門出具的證明還真的不少。

需要涉及到出具證明的,自然不是小事,不是兒戲,并且證明一旦出具,那就是白紙黑字加紅戳印章,是具有法律效力的,并且有可能直接涉及到相關利益,當然還有應負的法律責任。當人事部門遭遇員工需要出具各類證明時,有幾點需要特別注意:

1.寧愿事前挨批,不要事后挨罵。

員工前來要求人事部門開具證明的,一般都不是小事,而且都會比較急,這個時候,不少HR會被員工牽著鼻子走,員工著急,HR也跟著著急,或是經不住員工的軟磨硬泡,于是草草出具,求速求快。

在此過程中如果沒有按照程序來辦,就會埋下不少隱患,待到出現問題,自然是脫不了干系。所以,人事部門出具各類證明,絕對不能急,要穩、要準。

2.出具人事證明,應該嚴字當頭。

人事檔案,除了特殊的HR,一般員工是看不到的,這也對人事檔案提出了較高的要求,在出具人事證明上,也是如此,也是需要從嚴把關。

有些HR在出具人事證明上,憑借著自以為對員工的了解,就直接開證明,或者查閱人事檔案不細致、不周全,就糊涂地開證明,沒有做到從嚴、從緊,結果出現不少問題。

3.職責范圍內可以,職責范圍外不行。

員工人事檔案放在單位人事部門保管,人事部門通過人事檔案調閱可以了解到員工的個人情況和基本信息,但這并不意味著涉及員工的各類證明都應該從人事部門出具。

HR不能出于好心,或是耐不住員工的糾纏,就盲目出具,把本不應該由單位人事部門出具的證明也開了,這是非常不可取的。各類證明的出具機構一般都有明確的界定,人事部門不能對來者不拒,從而喪失原則和底線,并給本部門工作帶來額外負擔和潛在隱憂。
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