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廈門資深獵頭告訴你:面試邀約的郵件這樣發才最有效

添加時間:2018-05-15 13:58:44
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往往面試邀約的郵件影響著候選人是否會來面試,郵件寫得過度繁雜或者寫得過度簡短,都不可以。

HR都知道“在職場中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間”這個道理,面對候選人的時候,更要如此!

只把有價值的信息提供給候選人,不會讓候選人看多了心煩,也不會讓候選人看的東西太少不懂。

1.關于主題

主題是候選人了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領,使用有意義的主題,這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

⑴一定不要空白標題,這是最失禮的;

⑵標題要簡短,不宜冗長,不要讓標題用“…”才能顯示完你的標題;

⑶標題要能反映招聘信息和公司名稱,切忌使用含義不清的標題,如“王先生收”;

⑷一封信只針對“面試邀約”的主題,不在一封信內談及多件事情,以便于日后整理;

⑸可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“!”等)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

2.關于稱呼與問候

⑴恰當地稱呼候選人,拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼候選人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應。

注意!即使你需要給幾個候選人發邀約,也不要在稱呼上只寫“您好”,而是應該逐個逐個寫好該候選人的名字。

⑵E-mail開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”,中文的寫個“你好”;;結尾常見的寫個BestRegards,中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的。即便郵件中有些地方不妥,候選人也能平靜的看待。

3.關于正文

⑴郵件的正文要簡明扼要,行文通順

正文應簡明扼要的說清楚面試邀約這件事情,當然了,對于招聘的要求也可以寫上去。

如果招聘要求的內容確實很多,可以在下面分點簡單描述;

正文行文應通順,多用簡單詞匯和短句,準確清晰的表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。

最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件,千萬不要學唐僧。

⑵注意郵件的書寫語氣

根據候選人的簡歷信息,可以選擇恰當的語氣進行書寫,以免過度嚴肅或者過度幽默,引起候選人不喜。

尊重對方,“請、謝謝”之類的語句要經常出現。

⑶一次郵件交待完整信息

面試邀約的內容最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚,說準確。

不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件,這會把自己不夠嚴謹的缺點直接顯露在候選人面前。

⑷盡可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查

這是對候選人的尊重,也是自己態度的體現。

如果是英文E-mail,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文E-mail,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。

⑸對某些信息點可以標重點

這里的意思是:面試的時間、地點等重要的信息點,是允許標重點的。

但是不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。

合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱度。

⑹合理利用圖片,表格或者小視頻等形式來輔助

一般這個用在介紹公司的那部分。

這個地方就可以動用到公司的一些聚會、晚會等活動的圖片、公司的宣傳視頻、或者是對于工作要求的表格等等,作為輔助。

4.結尾簽名

每封郵件在結尾都應該簽名,這樣候選人才可以清楚的知道發件人的主要信息。

⑴簽名信息不宜過多

簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數過多,一般不超過4行。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的,比如你的座右銘,或公司的宣傳口號。

⑵簽名檔文字應選擇與正文文字匹配

簽名檔的書寫文字要跟正文的文字相匹配,不要試圖標新立異。而且最好是簡體、繁體或英文,以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

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