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六種方法提高時間管理效率

添加時間:2018-06-13 14:54:26
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“時間就是金錢,效率就是生命”的觀念早已深入人心,而對于企業(yè)管理者來說,做好時間管理、提高管理效率不僅意味著提高內(nèi)部經(jīng)濟(jì)利益,而且能加強(qiáng)企業(yè)外部競爭實力。實踐證明,無論是企業(yè)還是事業(yè)單位,以下六種方法都有助于你們提高管理效率:

1.第克泰特法

第克泰特(Dictator)的英文意思,在這里可以引申為“專用時間”。長期操縱著世界經(jīng)濟(jì)的猶太人習(xí)慣于把上班后的一個小時,定為“第克泰特時間”,在這段時間里,必須將昨天下班到今天上班之間接到的信函、傳真、E-mail等全部回復(fù),用電腦打好并發(fā)出,或者用電話回復(fù)。現(xiàn)在是“第克泰特時間”這句話,在猶太人之間的言外之意是“謝絕會客”。猶太人之所以注重“第克泰時間”,是因為在激烈的商戰(zhàn)中,他們以“馬上解決”作為工作的座右銘。在能力卓越的猶太人的辦公桌上,看不見“未決文件”。我們的管理者不妨借鑒一下猶太人對待時間的這種做法。

2.二八分割法

“美國人的金錢裝在猶太人的口袋里”。為什么?他們的生存和發(fā)展之道,就是始終堅持猶太人經(jīng)商的“二八定律——企業(yè)80%的收益來自20%的客戶”。應(yīng)該把精力用在最見成效的地方,所謂“好鋼用在刀刃上”。美國企業(yè)家威廉·穆爾在為格利登公司銷售油漆時,頭一個月僅掙了160美元。此后,他仔細(xì)研究了猶太人經(jīng)商的“二八定律”,分析了自己的銷售圖表,發(fā)現(xiàn)他的80%收益的確來自20%的客戶,但是他過去卻對所有的客戶花費(fèi)了同樣的時間——這就是他過去失敗的主要原因。于是,他要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給其他銷售員,而自己則把精力集中到最有希望的客戶上。不久,他一個月就賺到了1000美元。穆爾學(xué)會了猶太人經(jīng)商的二八分割法,連續(xù)九年從不放棄這一法則,這使他最終成為了凱利——穆爾油漆公司的主席。

3.限制電話法

電話雖然在管理工作中越來越顯示它的重要作用,但作為雙刃劍,她又是浪費(fèi)管理者時間的一個主要原因,因為電話能中斷手里的工作和思路,搞不好就會出現(xiàn)“煲電話粥”現(xiàn)象。用一個小時集中精力去辦事,要比花兩個小時而被打斷10分鐘、20分鐘的效率還要高。那么防止電話干擾有哪些辦法呢?一是分析一下打給你的電話,確定采取什么辦法減少那些根本沒有必要的電話;二是使用適當(dāng)?shù)幕卦掁k法;三是先用誠懇的語氣接聽電話,避免閑談;四是讓別人知道什么時間可打電話找你。

4.授權(quán)借時法

授權(quán)借時,是指管理者根據(jù)職能原理,授予下屬一定的權(quán)力,委托其在一定權(quán)限內(nèi),自主地處理工作,主動完成任務(wù),從而把自己從事務(wù)堆中解脫出來,集中精力考慮更重大的事情,解決更緊要的問題。在授權(quán)時,要貫徹以下幾項原則:一是視能授權(quán)原則,切不可授權(quán)給無能者和只知盲從的“老實人”;二是用人不疑原則,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)做到用人不疑,疑人不用;三是例行規(guī)范原則,領(lǐng)導(dǎo)工作可分為例行性、規(guī)范性的原則工作和例外、非規(guī)范性工作,授權(quán)處理的主要是面廣和量大的前者;四是逐級授權(quán)原則,越級授權(quán),必然會打亂正常工作秩序,不但不能節(jié)約時間,而且還要為此產(chǎn)生內(nèi)耗,空耗時間。

5.時間隔離法

這種方法不妨從下面兩位人物的做法中得到啟發(fā):

愛因斯坦深知時間隔離法之精髓,他在1906年完成了《狹義相對論》以后,經(jīng)過經(jīng)10年的醞釀和準(zhǔn)備,在1916年的某天,告訴家人任何事都不要干擾他。一連16天沒有出門,當(dāng)他走出時,手里拿著幾張寫滿了數(shù)學(xué)公式的稿紙,那就是改變?nèi)祟愓麄€宇宙觀念的“廣義相對論”。

效率專家杜拉克在《有效管理者》一書中,曾提到一家銀行負(fù)責(zé)人在每天的工作時間內(nèi),保持90分鐘的隔離時間。他說:“我嚴(yán)令我的秘書,除美國我的內(nèi)人之外,無認(rèn)什么大事,不要把任何電話接給我。雖然這也許有些冒險,需要勇氣,說不定真有天大的等不及90分鐘的事情”。但這種方法卻大大提高了他的時間利用率。

6.會議節(jié)時法

為了節(jié)省會議時間,應(yīng)采取的措施和有效辦法是:

會前做好準(zhǔn)備,不開無目的、無意義或議題不明確的“糊涂會”;

聯(lián)系實際,解決問題,不開傳聲筒式的“本本會”;

權(quán)衡輕重緩急,抓住重點(diǎn),不開“扯皮會”;

發(fā)揮民主,集思廣益,不開家長式的“包辦會”;

講究實效,不開一“報告”、二“補(bǔ)充”、三“強(qiáng)調(diào)”、四“表態(tài)”、五“總結(jié)”式的“八股會”;

不開七時開會、八時到、九時領(lǐng)導(dǎo)做報告的“遲到會”;

不開與議題無關(guān)人員的“陪坐會”;

不開名為開會,實為游山玩水的“旅游會”。

總之,要做到可開可不開的會不開,能開短會的不開長會,能開小會的不開大會,能合并開的不單獨(dú)開,能站著開的不坐著開。
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